В Калининграде в БФУ имени И. Канта 3 марта состоялся мастер-класс координатора технологических мероприятий интернет-агрегатора Дарьи Косовец «Поваренная книга ивентщика: с чем подавать научное мероприятие, как не пересолить просветительское и какие диджестивы запрещены».
Дарья знакомила аудиторию с существующими форматами мероприятий, рассказывала о новых. Так, к примеру, она представила собравшимся формат CreativeMornings, который становится все более популярен, особенно в Москве. В рамках этих мероприятий лекции докладчиков начинаются рано утром в пятницу и предваряются легким завтраком.
Чтобы создавать какие-то новые мероприятия, уверена Дарья, необходимо как погружаться в тематику того, что ты делаешь, так и следить за другими проводящимися событиями и их форматами. Используя и комбинируя другие приемы, вы сможете создать что-то новое и интересное, прокомментировали в Калининграде сегодня, 7 марта 2017 года, Мой Калининград в БФУ
Одним из первых и самых главных пунктов в работе является получение заказа на мероприятие. Необходимо уделить ему много внимания, ведь правильное понимание целей заказчика приводит к разработке хорошей концепции. И, конечно же, при работе с концепцией и генерировании идей вы должны прислушиваться к каждому члену вашей команды. Вы должны уметь работать в коллективе и, не прерывая, слушать каждого.
Докладчик рассказала различных видах мероприятий и лекций. Приводила примеры того, как лучше построить лекцию в зависимости от ыступающего. К примеру, если вы приглашаете театрала, то разбейте его выступление на несколько актов, совсем как в театре. Это сделает мероприятие намного интереснее.
К выбору и приглашению экспертов Дарья советовала отнестись с особенным вниманием. Если на начальном этапе организации вам удается получить известную персону, то это может помочь и в дальнейшей организации, и при работе с другими мероприятиями. Ищите новые и интересные стороны приглашаемых выступающих. Так, на одну из конференций в жюри был приглашен Максим Галкин, но не как медийная персона, а в качестве хорошего лингвиста, и это тоже добавило мероприятию определенного огня. Известные люди очень любят рассказывать о мероприятиях, в которых они принимают участие, на своих страничках в социальных сетях, привлекая дополнительных зрителей и информируя о вас аудиторию; друзьям; могут даже порекомендовать кого-то из своих знакомых для участия в других мероприятиях.
Очень важно правильно работать с докладчиком. Если вы уверены, что он харизматичный и опытный, то ему достаточно рассказать про аудиторию и проговорить какие-то отдельные моменты. Но если вы не уверены в выступающем, если он молодой и не опытный, не поленитесь провести пробный прогон его выступления до мероприятия.
Очень важен выбор площадки мероприятия. Хорошо, если вы находите такую, где в вас заинтересованы сами хозяева.
На примере взаимодействия Института живых систем и одного из кафе Дарья показала, как важно, когда хозяева площадки идут тебе на встречу, насколько легче становится в этом случае организация и пропадает один повод для беспокойства. Подбирайте площадку под вашу аудиторию. Не очень весело организовывать мероприятие для студентов в университете, они и так находятся там каждый день, но вы можете организовать для них лекцию на свежем воздухе. Однако если ваша аудитория школьники, то пригласите их в здание университета, посадите, к примеру, в Инновариуме, где для них будет много интересного и волнующего
Для работы очень важна команда. Если вы собираете больше людей, чем вам нужно, то работы не получается. Если у вас людей меньше, чем нужно, то все нервничают, «горят» со сроками и никакого удовольствия от работы в этом случае не будет. Находите тех людей, с которыми вам будет интересно, но не тех, кто легко увлекается и потом забрасывает дело. Пробуйте работать с волонтерами для организации мероприятий, это тоже хороший опыт.
По итогам мероприятия, особенно если у вас еще мало опыта, напишите для себя, что пошло не так и как это можно было исправить. Обсудите все с командой, будьте спокойны и рассудительны, не обвиняйте друг друга.
В конце встречи Дарья рассказала о своих самых ужасных провалах во время организации и проведения мероприятий. Но, несмотря на то, что ошибки всегда неприятны, она уверена: провалы можно обратить себе на пользу.